سياسات التعليم الإلكتروني

سياسة الرد على استفسارات المتدربين

معهد دراسات الخليج العالي للتدريب

أولاً: الهدف

تهدف هذه السياسة إلى تنظيم آلية الرد على استفسارات المتدربين وضمان تقديم الدعم المناسب في الوقت المناسب، بما يعزز من جودة تجربة المتدرب ويضمن استمرارية العملية التدريبية بكفاءة.

ثانياً: قنوات استقبال الاستفسارات

يتيح المعهد للمتدربين عدة قنوات رسمية لتقديم استفساراتهم، وهي:

1. البريد الإلكتروني الرسمي للمعهد:
   يتم استقبال الاستفسارات على البريد الإلكتروني المخصص للدعم الأكاديمي أو الفني.

2. نظام إدارة التعلم (LMS):
   من خلال الرسائل الداخلية في حساب المتدرب على المنصة التدريبية.

3. نموذج الدعم الفني داخل المنصة:
   لتقديم البلاغات أو الاستفسارات المتعلقة بالمحتوى أو التقنية.

4. الاتصال الهاتفي المباشر أو تطبيقات التواصل (مثل WhatsApp):
   للحالات العاجلة فقط، خلال أوقات العمل الرسمية.

ثالثاً: آلية الرد على الاستفسارات

نوع الاستفسار وقت الاستجابة المتوقع الاستفسارات العادية خلال 24 ساعة عمل الاستفسارات العاجلة خلال 6 ساعات عمل الاستفسارات المتوسطة خلال 16 ساعة عمل

• يتم الرد على الاستفسارات الواردة خارج أوقات العمل في يوم العمل التالي.

• يُراعى في الردود تقديم توضيحات دقيقة وشاملة، مع توجيه المتدرب إلى الجهة المختصة إن لزم الأمر.

• يُتابع فريق الدعم الفني أو الأكاديمي الحالة حتى يتم حلها بشكل كامل، مع تقديم تغذية راجعة للمتدرب.

رابعاً: أوقات العمل الرسمية

• من الأحد إلى الخميس

• من الساعة 8:00 صباحًا حتى 12:00 مساءً

• ومن الساعة 4:00 مساءً حتى 08:00 مساءً

خامساً: ضوابط تقديم الاستفسارات

• يُرجى من المتدرب توضيح الاستفسار بشكل دقيق مع ذكر اسم البرنامج أو الدورة.

• يُمنع استخدام ألفاظ غير لائقة أو نبرة غير مهنية في التواصل.

• يُفضل استخدام القنوات الرسمية فقط لضمان سرعة الاستجابة.